Gerencia Administrativa
La Gerencia de Administración se encuentra dentro del nivel político de la institución, apoya a la Presidencia Ejecutiva y al nivel sustantivo dando soporte en la labor administrativa financiera.
Atribuciones de la Gerencia de Administración
-
Dirigir administrativamente la Institución, siguiendo las políticas dictadas por la Junta Directiva y las directrices del Presidente Ejecutivo. Sin embargo, en casos particulares, el Presidente podrá arrogarse dicha dirección en forma total o parcial.
-
Planear, organizar, coordinar, dirigir, controlar y evaluar las acciones tendientes a asegurar los recursos humanos, financieros y materiales para lograr los objetivos de la Institución.
-
Velar, en estrecha coordinación con el Gerente Técnico y el Presidente Ejecutivo, por la correcta distribución de los recursos institucionales, y su empleo racional, para garantizar la ejecución eficiente de los programas, proyectos y actividades que debe desarrollar el Patronato en beneficio de la niñez, la adolescencia y la familia.
-
Recomendar a la Junta Directiva del Patronato, por medio del Presidente Ejecutivo, la implementación de nuevas estrategias, metodologías, normas y procedimientos de trabajo, tendientes a mejorar el funcionamiento institucional.
Despacho de la Gerencia
Las actividades que en términos generales se atienden son:
- Atención de correspondencia y llamadas telefónicas.
- Gestión de citas para certificados de firma digital.
- Coordinación de diferentes Comisiones a nivel institucional.
- Atención de informes periódicos a entes externos y dependencias internas.
- Coordinación con los Departamentos adscritos a la Gerencia de Administración.
- Coordinación con la Presidencias Ejecutiva y Gerencia Técnica.
- Otorgamiento de avales para el rompimiento de tope establecidos para el Fondo de Trabajo.
- Seguimientos de recomendaciones de Auditoria Interna y Externas, acuerdos de Junta Directiva e informes de la Contralaría General de la República, relacionados con la Gerencia de Administración o sus Departamentos adscritos.
- Control y seguimiento de correspondencia, vehículos, activos fijos, suministros y compras, propias del Despacho.
Departamentos Adscritos
Administración de Presupuesto
Es la instancia responsable de ejercer, coordinar y dirigir las acciones presupuestarias, respondiendo a las normas, directrices y políticas emitidas en materia.
Le corresponde el refrendo del contenido presupuestario, previo a la realización de un gasto, así como el trámite de clasificación y aprobación para gastos devengados sea para su cancelación, liquidación o reintegro. También es de su competencia el procesamiento de datos que permitan generar información precisa, oportuna y confiable de todas las transacciones presupuestarias llevadas a cabo en la institución que permitan a la Administración, y a los responsables de los diferentes centros funcionales, ejercer un control de sus operaciones, así como, la toma de las medidas correctivas, para lograr un mejor aprovechamiento de los recursos presupuestarios asignados en el período, mediante la descripción de forma específica de cada actividad en los procedimientos y la asignación de responsabilidades, a modo de garantizar la transparencia y el establecimiento de medidas que permitan el aprovechamiento de los recursos institucionales.
Los procesos que se desarrollan desde este Departamento son:
- Formulación del presupuesto ordinario anual.
- Formulación de presupuestos extraordinarios.
- Formulación de modificaciones presupuestarias.
- Fondo de caja chica central.
- Fondo de trabajo y cajas chicas auxiliares de los diferentes centros funcionales.
- Fondo revolutivo de alimentos en las Direcciones Regionales y la Aldea Arthur Gough.
- Aprobación presupuestaria de las decisiones iniciales de los diferentes centros funcionales.
- Aprobación de solicitudes de pago para gestiones como: alquileres, transferencias a becas para adolescente madre, hogares subvencionados, ONG; servicios públicos, entre otros).
- Liquidación presupuestaria.
- Elaboración de informes para entes externos y dependencias internas.
Financiero Contable
Es la instancia responsable de garantizar que la ejecución de los procesos de gestión y registro de recursos financieros se realicen de manera articulada, eficaz y con la calidad requerida, para lo cual se definen directrices técnicas, se formulan planes y proyectos, se establece procedimientos, se desarrollan sistemas y se ejecutan directamente las actividades operativas de estos procesos.
Adicionalmente brinda supervisión, capacitación y acompañamiento técnico al nivel central, regional y local, tanto a instancias institucionales como organizaciones externas, todo con el propósito de coadyuvar en el cumplimiento de los objetivos institucionales.
Los procesos que se desarrollan desde este Departamento son:
- Contabilidad
- Tesorería
- Transferencias y Control
- Activos Fijos
Proveeduría
Es la instancia encargada y competente de liderar y conducir los procedimientos de contratación administrativa institucional. Para el eficiente y eficaz cumplimiento de sus funciones, todas las demás unidades del PANI, de naturaleza técnica, jurídica, contable, financiera, presupuestaria, informática y de cualquier otro orden, están obligadas a brindarle efectiva colaboración y asesoría.
El Departamento de Proveeduría funge como órgano técnico en materia de contratación administrativa, además tiene los siguientes objetivos:
- Conducir los trámites relacionados con la adquisición de bienes y servicios que requiera el PANI, en la forma más ventajosa para la institución, en concordancia con los principios generales que informan la materia y en apego a las disposiciones legales, procedimentales y manuales de organización que correspondan.
- Coordinar eficientemente las intervenciones y gestiones en los procedimientos de contratación administrativa que se requieran de las distintas unidades ejecutoras de presupuesto y las unidades usuarias.
- Todas las demás contenidas en las normas nacionales y criterios jurisprudenciales que sean aplicables en razón de la materia.
Los procesos que se desarrollan desde este Departamento son:
- Contratación administrativa
- Gestión de Pagos
- Legal
- Apoyo a la Coordinación (administración)
Recursos Humanos
Nuestra misión es desarrollar, implementar y administrar políticas, prácticas y programas de recursos humanos que respondan y sustenten a la orientación estratégica del PANI y que creen una ventaja competitiva, brindando a quienes confían en nosotros, todos los elementos necesarios para lograr los máximos beneficios en la administración de los recursos humanos, con el fin de contribuir en el fortalecimiento de la función rectora en políticas de niñez y adolescencia.
Los procesos que se desarrollan desde este Departamento son:
- Programa de Mejoramiento Continuo
- Área Legal
- Salud ocupacional
- Administración de Salarios
- Clima y Cultura
- Trámite y Control
- Capacitación
- Reclutamiento y Selección
- Área Desarrollo
Servicios Generales
Es la instancia responsable de brindar servicios completos, eficientes, oportunos e integrales a la institución por medio del mantenimiento de obra Pública e infraestructura, gestionando y articulando los procesos de alquiler de inmuebles, tramitando y supervisando los servicios de seguridad y limpieza a nivel nacional, gestionando todo lo relativo a la flotilla vehicular PANI, dando servicios de bodegaje y reparto de mercadería, articulando los servicios públicos, los seguros y correspondencia a nivel nacional, esto con el fin que la institución pueda desarrollar sus funciones de una manera óptima, en un ambiente salubre y seguro, por medio de un equipo de trabajo capacitado y comprometido con el quehacer institucional.
Los procesos que se desarrollan desde este Departamento son:
- Gestión y supervisión Institucional Contratos de Seguridad y Limpieza.
- Gestión y control de combustible y plataforma GPS en la flotilla institucional
- Gestión y control de vehículos institucionales (entrega, colisiones, estacionómetros)
- Gestión y control de seguros, pólizas
- Gestión de servicios públicos nuevos
- Gestión y fiscalización de alquileres de inmuebles
- Correspondencia Institucional
- Obra Pública e Infraestructura
- Bodega transitoria (recibo, distribución, trámite de facturación.
- Seguimiento de los plazos de vencimiento de los permisos de funcionamiento de los inmuebles de los diferentes centros de trabajo, así como la atención de órdenes sanitarias.
Departamento Archivo Central
Es la instancia responsable de garantizar el acceso a la información, mediante el servicio de consulta y disposición, conforme al marco jurídico nacional y sus restricciones, garantizando un excelente servicio al usuario en términos de eficiencia y eficacia.
Los servicios brindados por el Archivo Central de la institución son:
- Constancias y certificaciones.
- Custodia documental.
- Préstamos en sala.
- Búsqueda de antecedentes.
- Asistencia Telefónica.
- Gestión Documental.
- Reprografía.
- Rescate de la historia e investigación.
- Capacitaciones.
- Asesoría y acompañamiento.
Se encuentra adscrito al Sistema Nacional de Archivos de Costa Rica y tiene a su cargo la administración del fondo documental institucional, así como la responsabilidad de velar por la organización, resguardo, conservación y facilitación de todos los documentos en cualquier soporte (textual, electrónico y digital).
Para uso de usuarios internos, favor ingresar AQUÍ https://panicrgo.sharepoint.com/sites/DepartamentoArchivoCentral
Informes de Desarrollo Archivístico:
Normas:
Otros Documentos
Preguntas Frecuentes Archivo Central
Se ofrece respuesta a una serie de preguntas frecuentes, planteadas por nuestros usuarios. ¡Es un placer servirle!
¿Qué documentación hay en el Archivo Central?
Mayoritariamente encontramos expedientes de atención institucional para el cumplimiento de los derechos de las personas menores de edad. Aunado a ello, los documentos que el Patronato Nacional de la Infancia produce o recibe por cualquier medio, independientemente de su antigüedad, de su soporte o de la ubicación que éstos tengan, como producto de las funciones y actividades asignadas por ley. Dichos documentos constituyen el patrimonio documental de la institución y se encuentran sometidos a procesos técnicos de archivos para garantizar su durabilidad en el tiempo.
¿Qué documentos deben conservarse en las oficinas?
Los documentos del archivo de oficina NO deben eliminarse. Son antecedente directo y testimonio de las actuaciones administrativas y fungen como garantía de los derechos y deberes de los ciudadanos y de la Administración.
Al respecto, el artículo 36 de la Ley 7202 del SNA establece que: «Será penado con seis meses a tres años de prisión, el funcionario que autorice o lleve a cabo la eliminación de documentos con transgresión de lo que dispone el artículo anterior, salvo que el hecho configure un delito sancionado con una pena mayor.»
Para el 2016, esperamos contar con la aprobación de las Tablas de Conservación Documental, lo que permitirá realizar procesos de expurgo, selección y eliminación de documentos desde las instalaciones del Archivo Central con el fin de darle continuidad al ciclo de vida de la documentación institucional y evitar la saturación de documentos en las oficinas.
¿Qué debo hacer para enviar documentación al Archivo?
Actualmente, estamos trabajando en la redacción de Normas de Entrada y Salida de documentos en el Archivo Central, que rigen tanto el ingreso como la salida de documentación en el mismo, con el objetivo de establecer transferencias de documentos de los archivos de oficina de los distintos servicios al archivo central, las cuales corresponden a operaciones archivísticas que deben ser supervisadas por el personal del archivo central e ir acompañadas de una relación de entrega (lista de remisión). Antes de realizar una transferencia es necesario ponerse en contacto con el archivo central para su autorización.
¿Cómo se recupera la documentación enviada al Archivo?
La documentación que las oficinas envían al Archivo puede recuperarse a través del servicio de préstamo y consulta. La documentación que sale en préstamo administrativo a las unidades productoras de la documentación, o por préstamo a otras unidades o instituciones, deberá ir siempre acompañada por una papeleta de préstamo. Una vez consultada la documentación, ésta se devolverá a las instalaciones del Archivo Central. En la unidad solicitante quedará constancia de la devolución de estos documentos. Los documentos podrán salir temporalmente del archivo central, siempre con autorización de este departamento, con motivo de actividades culturales y de difusión. Para todo lo anterior, los funcionarios del Archivo Central deberán establecer los mecanismos de control y acceso (inventarios, bases de datos y demás) a la documentación.
¿Para qué más se puede acudir al Archivo Central?
El Archivo Central proporciona a los archivos de gestión, asesoramiento en la gestión de sus archivos de oficina. Además, organiza cursos y seminarios para el personal de las oficinas.
Por otro lado puede consultar aquí los demás servicios que ofrecemos al público en general.
¿Qué documentación puede eliminarse y a quién le corresponde decidirlo?
Exceptuando la documentación de apoyo informativo, las oficinas no deben destruir documentación sin el asesoramiento previo del Archivo Central.
La Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos establece que toda institución está obligada a solitiar autorización a la Comisión Nacioal de Selección y Eliminación de Documentos, cuando requieran efetuar eliminaciones de documentos.
¿Qué es un documento de archivo?
Se define como el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal.
¿Cómo puedo hacer una consulta en el Archivo Central?
En el caso de requerir documentación, debe presentar la cédula de identidad al día y en la sala de consulta deberá llenar el formato de préstamo o el registro de usuarios según sea el caso. Si la consulta es verbal, puede llamar al teléfono 2523 0879 o bien escribirnos al e-mail: [email protected] o llenando el formulario de contacto de nuestro sitio web y le responderemos a la mayor brevedad posible.
¿Cualquier persona puede consultar en el Archivo Central?
Para documentos públicos sí, sólo es necesario cumplir con los requisitos para la consulta. Cuando se trata de expedientes de personas menores de edad, únicamente tienen acceso a las piezas del expediente las partes involucradas. En el caso de personas menores de edad, deben venir acompañados por el padre, madre, encargado o representante legal.
¿Cómo puedo visitar el Archivo Central?
Para solicitar una visita guiada debes reunir un grupo de 10 a 30 personas y comunicarte al 2523 0774 para programar la fecha y hora en la que asistirán.
¿Cómo llego al Archivo Central del PANI?
El Archivo Central se ubica en Barrio Luján, San José, Costa Rica. 100 metros sur y 50 oeste de la Escuela República de Chile. Búscanos en Google Maps