Para mejorar los servicios a las familias.
San José, 25 de marzo del 2019. Digitalizar 26.204 expedientes para un total de 5.469.800 folios con el fin de registrar, gestionar, automatizar, sistematizar y conservar el registro de información de los expedientes de atención de las personas menores de edad, que permita extraer, acceder y facilitar datos confiables para la toma de decisiones y atención de usuarios, es el objetito del proceso de digitalización que inició el Patronato Nacional de la Infancia en marzo.
El proceso de digitalización certificada de expedientes de soporte textual permite convertir un documento en soporte físico o analógico (papel y otro) en archivos electrónicos en formato digital que contienen la imagen fiel e integra del documento original. El objetivo es crear el repositorio de expedientes digitalizados que sirvan como base documental al expediente electrónico.
Antes del proceso de digitalización, se realiza el proceso de gestión documental que permite organizar los expedientes, clasificación, ordenación, descripción, selección, valoración y conservación documental en las 52 Oficinas Locales, 10 Direcciones Regionales, Departamento de Atención Inmediata y las oficinas centrales, durante un periodo de 12 meses.
“El proceso de digitalización del PANI se debe entender como un proyecto innovador en el marco de las nuevas estrategias del Gobierno Digital costarricense, donde la etapa inicial provee una mejor organización documental, para luego desarrollar e implementar el expediente electrónico institucional que permita mejorar los servicios que brinda el PANI”, comentó la Ministra Patricia Vega Herrera.
Este proyecto tiene un costo de 630 millones de colones, fue adjudicado a RACSA el 18 de diciembre del 2018, e inició el 4 de marzo del 2019.
Se inició en las Oficinas Locales de Tibás, Pavas y La Uruca, donde los funcionarios han recibido la capacitación en los procesos de gestión documental y en el uso de la herramienta DocuShare, donde se han generado algunas consultas que podrían ser frecuentes:
1. ¿Se elimina el expediente físico?
Se elimina su uso en Oficinas Locales. Los expedientes físicos son depurados y enviados al Archivo Central por su valor histórico cultural.
2. ¿Se deja de utilizar INFOPANI?
INFOPANI es el sistema de registro de información vigente y se debe continuar utilizado hasta que entre en funcionamiento el expediente digital. En esta herramienta se deben registrar todas las actuaciones en los instrumentos designados para cada fin, los registros que no pueden ser generados en INFOPANI deben ser cargados al sistema INFOPANI como un adjunto (informes, referencias, medidas de protección y otros).
3. ¿Qué hacer si tengo que enviar un expediente a Asesoría Jurídica a Adopciones o a otra Oficina?
Los expedientes digitalizados pueden ser descargados en medios de almacenaje físicos externos como un dispositivo USB, disco compacto u otro. En caso de requerir enviar expediente a otras dependencias se puede aportar en forma digital en un medio externo y si es cualquier departamento de PANI, Oficina Local o Regional, puede enviarse la respectiva comunicación que indique los datos exactos del expediente (número de expediente, nombre de la PME, nombre de la progenitora, números de cédula y forma de ingreso mediante la herramientaDocuShare), para que de esta forma se tenga acceso al expediente en forma digital.
4. ¿Qué se hace con la documentación nueva que ingresa y con las denuncias que no tienen expediente (expedientes nuevos)?
Los casos y la documentación nuevos que se genere en cada expediente debe ser registrada en sistema INFOPANI, posterior a esto, debe ser escaneada debidamente acomodada y foliada, para posteriormente ser ingresada en la herramienta DocuShare. Para este proceso, la empresa encargada de la digitalización brinda capacitación cuando ingresan a las Oficinas Locales a digitalizar los expedientes físicos.
5. ¿Qué hacer si se atiende un caso con antecedentes, que cuenta con expediente blanco (INFOPANI) y antecedentes con expediente amarillo?
Solamente se digitalizará los expedientes de caratula blanca, identificados con la codificación de sistema INFOPANI. Los expedientes de caratula amarilla que tienen una codificación diferente, no deben ser digitalizados, se debe consignar en el expediente INFOPANI que cuenta con antecedentes de atención indicando el número de expediente amarillo y una síntesis de la situación previamenteatendida.
Consultas con:
Cristian Solís, [email protected], 25230774.
José Pablo Chaves, [email protected], 25230939 .
